О компании

Эссе о прохождении курса "Тайм-менеджмент"

Эссе является результатом прохождения курса "Тайм-менеджмент" на платформе https://stepik.org/, преподаватель Марина Киракосян, Калининградский государственный технический университет

1. В начале курса дается определение тайм-менеджменту и краткая история появления.

Появившись изначально на производстве в настоящее время практики будут полезны всем.

Первые упоминания относятся к древнему миру. Автор Сенека.

По мнению Леона Альберти «успешным станет тот, кто научится управлять временем с пользой».

Важно – составлять список дел и расставлять приоритеты.

Б. Франклин разработал собственную систему управлением временем.

Следующий этап развития – Промышленная революция, сформировавшая потребность в управлении временем. Начинает применяться хронометраж.

Тайм-менеджмент в СССР появился во времена НЭПа (1921 – 1928 гг.)

Новая волна популярности в 1980-х гг.

2 особенности: люди могут применять методы планирования предприятий и все приемы выглядят так, будто рассчитаны на роботов.

Новый виток развития – 1989 г. Тим Бернерс Ли изобретает www.

С. Кови автор «7 навыков высокоэффективных людей»

Цель тайм-менеджмента обеспечить появление «25 часа».

Проактивный подход к жизни.

Цель – желаемый результат действий для человека.

Целеполагание – умение ставить цели и достигать их.

Задача – выполнения определённого действия для достижения целей.

Без четкого понимания цели управлять временем затруднительно.

Существует 2 типа поведенческих моделей – Приспособленческие и Целеориентированные.

Стивен Кови выделяет 2 типа – реактивные и проективные.

Круг забот наружной, круг влияния – внутренний.

Ценности как основа целеполагания.

Цель – предмет сознательного или бессознательного стремления, результат к которому стремится человек.

При выборе и постановке человек ориентируется на ценности, идеалы и нормы.

Базовые ценности – мемуарник (собрание важных событий жизни – помогает сформировать список ключевых ценностей), анализ потребностей (потребность – острая необходимость в чем-либо. «Пирамида Маслоу»), декларация о личной миссии, техника перехода от повседневных задач к ценностям – по Глебу Архангельскому.

Техника целеполагания.

Постановка правильного вопроса и ответ на него. За 2-4 логических вопроса моно перейти к глобальным ценностям.

Подход Алана Лакейна – моделирование предельных ситуаций. (Н: ситуация в которой совершается конкретный поступок).

Последовательность: осознать выбор – оценить последствия (1,2 и более вариантов) – сделать выбор.

Еще один подход – Декларация о личной миссии.

Цель не равно Миссии. Цель – то, что завоевывается в жизни для себя, миссия – цель, направленная на благо других людей.

Миссий может быть несколько, в зависимости от количества социальных ролей.

Ключевые области жизни.

Выявление ключевых областей позволяет выявить четкую структуру дел и развиваться сбалансировано.

Есть универсальные области и индивидуальные. Выделяют следующие: учеба, семья, друзья, здоровье, отношения, карьера, спорт, путешествия, хобби.

Можно выстроить связи между разными областями. Обычно у человека выделяют 1-2 ключевых.

Интеллект-карта – отражает многомерное мышления человека, позволяют отобразить структуру и связи.

Центр жизненных интересов.

Сюда относятся: отдых, отношения, семья, финансы, карьера, личностный рост, духовность.

Для проактивного будущего важно уметь выразить свои мечты в форме долгосрочных целей.

Реклама, пропаганда и окружение являются источниками навязанных целей.

2. Время как невосполнимый ресурс.

Важно ценить время, ведь его с каждым днем становится все меньше.

Пирамида Франклина: план на неделю – краткосрочный план (1-12 мес.) – долгосрочный план (3-5 лет) – генеральный план – глобальные цели – основные жизненные ценности.

Поглотители времени.

Или хронофаги – с греч. «буду есть время». Чаще всего это действия самого человека, но и устранить их в наших силах.

Чаще всего это – интернет, соц. сети, игры. Для жителей больших городов время на дорогу тоже сжирает множество времени.

По мнению Эдисона – сон также относится к хронофагам.

Одна из классических ловушек – неумение говорить «нет».

Лень – также большая проблема.

Главное – выявить конкретные хронофаги для себя и понять, что с ними можно бороться.

Нужно ответить на вопросы/продолжить фразы: На что я трачу много времени? Я бы мог заняться чем-то важным, если бы не…? Я бы хотел успевать… Я бы хотел делегировать… Я отвлекаюсь на…

Большая часть потерь приходится на 1-2 хронофага.

Отсутствие самодисциплины – серьезная проблема, нужно провести анализ чем можно помочь самому себе.

Техника хронометража – поможет уделить больше времени на важное и уменьшить затраты на второстепенные. Нужно провести анализ временных затрат и исключить/уменьшить хронофаги.

Советуют использовать как обычные бумажные записи (разбивка дел по категориям, простановка временных затрат, анализ, выводы), так и уже известные сервисы ToDoList.

3. Планирование.

Метод эффективного распределения времени.

Древ. Греческие боги – Кайрос (благоприятный момент по выполнению задачи - места, люди, обстоятельства внешние и внутренние) и Хронос.

Контекстное планирование – подразумевает разделение всех задач на жесткие и гибкие (кайрос).

Гибкие задачи выполняются в порядке приоритетности между жёсткими задачами.

4. Обзор задач и его роль принятии решений.

Любая ситуация выбора связанна с неопределенностью. Для принятия решения нужно снизить неопределенность.

Обзор – карта, дающая возможность увидеть все направления движения и все детали.

Суть – создания карта с учетом всех мелких деталей. Обзор не привязан ко времени и позволяет увидеть все возможности.

Интеллект-карта. Тони Бьюзен автор книги и создатель метода ИК.

В его основе – принципы работы мозга и способы повысить его эффективность.

Принцип:

  1. Чистый лист бумаги в альбомной ориентации.
  2. Расположить в центральной части листа изображение.
  3. Нарисовать ответвления от центрального изображения. Ветви = ассоциации.
  4. Ветви должны быть изогнутыми (схожесть с нейронными центрами).
  5. Используйте графические элементы в разных частях карты.
  6. Используйте цвет.
  7. Оставляйте свободное пространство.

5. Приоритеты, оптимизация расходов.

Как потратить время на главное?

Матрица Эйзенхауэра – метод расстановки приоритетов. Представляет собой 4 квадрата (важные и срочные дела, важные несрочные дела, неважные, но срочные дела, неважные и несрочные), основание – 2 оси – важность по вертикали и срочность по горизонтали. В каждый из квадратов записываются дела и получаем четкую картину по задачам.

Метод АБВГД.

Начинает нужно со списка дел на конкретный день. Далее нужно проставить буквы напротив каждой из задач. Рейтинг проставляется от А (самые трудоёмкие) до последней буквы в зависимости от количества задач.

Принцип Парето.

Назван в честь итальянского экономиста. Соотношение 20% к 80%.

С этим принципом связывают японское экономическое чудо.

В тайм-мендежмент принцип ввел Ричард Кох. (Принцип 80/20)

Делегирование.

Питер Друкер – без управления временем сложно управлять чем-то еще.

Делегирование используется для:

  • чтобы самому эффективно использовать время освободившись от рутинных задач
  • чтобы распределить задач и выстроить систему работы
  • чтобы мотивировать сотрудников выполнять задачи
  • чтобы проверить на что способны сотрудники

6. Технологии достижения результата

Распределение рабочей нагрузки

Неотъемлемой частью развития общества является увеличение рабочей нагрузки. В 20 веке в Японии даже появился термин «КарОси» – смерть из-за больших нагрузок на работе.

Стресс, связанный с работой, появляется в момент, когда обязанности не связаны с должностью, жесткие сроки и высокий темп также сказываются негативно.

Важно распределять нагрузку для сохранения высокой производительности.

Работоспособность и биоритмы

Биологические ритмы человека практически неизменны с давних времен.

Делят обычно на дневной и недельный. Важно учитывать влияние местности проживания (городская/сельская).

По активности подразделяют людей на следующие хронотипы: совы (40%), жаворонки (25%), голуби (35%).

Правила организации эффективного сна.

  1. Ритмичность – 5 мин отдыха раз в час.
  2. Максимальное переключение на другую задачу.
  3. Смена контекста.

Перерывы желательно делать как приятными, так и полезными. Существует оценка смены контекста в баллах в зависимости от кардинальности. (1-5 баллов).

Самый действенный способ восстановить работоспособность - сон.

Как повестить его эффективность – выработать ритмичность (ложиться и вставать в одно и тоже время), оптимальная продолжительность сна (идивидуально), переключение и настрой на сон, правильное пробуждение.

Микросон (10-15 мин) помогает освежить мозг без ущерба для работы.

Техника якорения.

Эмоциональный якорь – конкретный триггер, запускающий четкую эмоциональную реакцию.

Техника заключается в поиске определенного ресурсного состояния, а якорь – воспоминание.

Техника призвана настроить человека на нужный лад.

Якоря бывают разных модальностей – визуальные (цвета, интерьер, жесты и пр.), аудиальные (звуки, тон, тембр), кинестетические (ощущения, запахи, вкусы).

Существует 2 способа возникновения якорей – путем многократного повторения и на пике сильного эмоционально переживания.

Связка: якорь – ассоциация – действие. 1 якорь – 1 действие.

Автор